子站群
公司要闻-详细内容
办公中的5s管理心得
来源:本站作者:张凡

5S管理指整理、整顿、清扫、清洁、习惯,它不仅对现场管理很有效,对于工作和个人生活也非常有效。5S管理法注重实践性,一步一个脚印去做,就会逐步改进工作和生活习惯,进而形成文化,让工作有序,提高效率,也提高生活品质。

5S管理使办公桌面干净整洁

虽然大多数的时候,桌面杂乱并不影响我们快速找到所需要的文件,因为我们自己对文件的秩序了然于胸,但如果是有序的,是不是能找得更快一些呢?此外,桌面些微散乱可以,但是一定要保持干净,如果有很多灰尘,纸屑到处都是,工作环境便不舒适了。所以,工作桌面还是要尽量保持有序,可以在桌面划出不同区域,定制线管理桌面物品;还可以利用文件夹、文件盒,将不同文件分类存放,贴上标签,一目了然,避免办公桌面一团乱的情况。

5S管理使电脑文件清晰有序

工作中,有的人习惯将文件保存在电脑桌面上,时间一长,文件增多,远看密密麻麻的,找文件很费劲儿,这并是一种高效的工作方式。针对电脑里办公文件的5S管理,其实有一些常用的技巧。电脑桌面上的文件除了当天使用的最好不要超过五个,其他的要及时进行整理。整理方法可以借鉴文件目录的方式,把“要”和“不要”的文件进行归档。所谓“要”和“不要”,是根据使用频率来区分,几乎每天都要使用的文件,要存放到触手可及的地方;每年偶尔才用的文件,不要与常用的文件放在一起,进行常规的存档处理即可。工作时要趁着对文件熟悉,每天花几分钟时间及时整理,分类归档,提高工作效率,养成良好习惯。

5S管理使文档存储安全便捷

互联网进入云时代后,5S管理多了一些新的选择。办公软件可以使用在线工具进行编辑和存储,例如onedrive 、google dive 、icloud drive等。和将文件直接存放到电脑里相比,云存储能随时随地多终端地查看和编辑文档,自由方便。但由于企业目前没有实时联网的条件,大规模地把办公文档转移到云端不大现实,也没有必要,不过可以将重要的文件可以在安全性好的云盘备份,以防文件丢失。如果大部分文件是存储在本地电脑中,则要注意两个方面:一是要提高文件的搜索查找效率,节省时间,例如使用everything等文件检索软件搜索查找,速度非常快,体验非常好。二是注意文件异地备份,避免安全风险。例如今年引起全球恐慌的蠕虫勒索软件感染事件,磁盘被感染后,文件被加密,只有支付高额赎金才能恢复文件,可能造成重要数据损失。

日常办公中有很多5S管理技巧,只要有心,就能帮助自己养成良好的办公习惯。桌面文件整理、工作电脑文件梳理和日常文件存储可能是比较常见的5S管理内容,在这些方面多思考,多实践,才能促进5S管理不断完善,工作更富规范和效率。

最后编辑时间:2017/9/7 17:47:55
服务热线

专卖举报热线:12313

统一投诉热线:800-659-6666

全省卷烟打假打私举报热线:

18959112312  18959112313

专卖内管举报
举报邮箱:fjycngc@163.com
举报热线:0591-87069622

本站面向烟草业和成年烟民开放,含有烟草内容,如果您是18岁以下人士,敬请回避

主管:福建省烟草专卖局(公司)办公室  承办:福建省海晟文化传媒有限公司
地址:福建省福州市北环中路133号 总机:0591-87069999 邮编:350003
增值电信业务经营许可证:闽B2-20090018 闽ICP备06036078号-1 Copyright©2010-2016 福建烟草网 版权所有
泉州市烟草专卖局(公司)版权所有,本站所有信息未经允许,不得转载,抄录,解释权归本站所有